viernes, 16 de abril de 2010

APLICACION DE LA PLANEACION


Se presentan en este tiene dos procedimientos, etapas o pasos para realizar la planificación. El grado de desarrollo en cualquiera de los procedimientos dependerá de la envergadura del problema o tema a planificar.

De este punto de vista se debe tener en cuenta la relación costo beneficio al momento de planificar, ya que no se puede invertir $ 100,- en tiempo de personal y recursos para planificar actividades que reportarán utilidades sólo por $ 10,-, pero si se debe invertir los mismos $ 100,- en planificar actividades que reportarán millones en utilidades.

Por otra parte se debe tener en cuenta que cualquier actividad que se desarrolle, o se piense desarrollar en el futuro, ya sea de índole personal, profesional, comercial, ideológica u otra, siempre lleva implícita la metodología de planificación que se describe en este ítem, aunque sea una actividad mental inconsciente. Esto significa que todos planificamos y a cada momento de nuestra vida.

a) Metodologia

Los pasos que involucra ésta metodología son:

Reconocimiento del problema :

Significa establecer claramente la oportunidad, magnitud y consideración del problema en función del cual vamos a planificar.

Etapa de Investigación

Consiste en la recopilación de antecedentes e información sobre el problema en cuestión. Toma hechos presentes y pasados y los analiza.

Diagnóstico

Consiste en analizar la información recopilada para determinar los objetivos de la planificación. El diagnóstico ordena y analiza las características del problema y plantea los objetivos o metas finales a alcanzar.

PronóstiCO

Establece una proyección hacia el futuro de las variables estudiadas en el diagnóstico

Definición de metas cuantificables

Esta etapa consiste en establecer objetivos específicos, cuantificables que permitan cumplir el objetivo principal determinado en el diagnóstico.

Alternativas de acción

Establece todos los caminos posibles y factibles de utilizar, conducentes a lograr los objetivos, en esta etapa se debe utilizar al máximo la imaginación en busca de las alternativas, se deben considerar todas las opciones, ya que la decisión y la solución puede estar incluso en aquellas alternativas que resulten absurdas o ridiculas en un principio.

Evaluación de alternativas

Es medir y evaluar cada alternativa en términoscomparativos, asignando costos ytiempos, determinando oportunidades, recursos y elementos en relación al cumplimiento de los objetivos, se debe tratar de proyectar el comportamiento de cada alternativa al problema u objetivo que se planifica.

Selección de una alternativa

Esta etapa consiste en decidir la mejor alternativa para lograr los objetivos determinados, considerando la evaluación anterior y los estudios de factibilidades.

Formulación del plan central

Consiste en plantear la planificación a través de estrategias, políticas, procedimientos, programas y otros medios conducentes al objetivo.



Metodología 2.

Los pasos que involucra ésta metodología son:

Determinación de objetivos o metas

Consiste en determinar las metas finales de lo que se desea alcanzar o resolver. La determinación de objetivos fija el énfasis principal de planes a establecer para el futuro.

Establecer premisas básicas

En ésta etapa se deben establecer las premisas o supuestos básicos, que permitan pronosticar el comportamiento de la planificación y básicamente de los objetivos.

Identificar opciones

Se debe investigar vías alternativas de acción especialmente de las que no son factibles a simple vista. Con frecuencia una alternativa que no era la más obvia en una primera instancia resulta ser la mejor.

Comparar las opciones con las alternativas

El problema en ésta etapa es reducir las alternativas para analizar las mejores.

A través de la evaluación de las opciones o alternativas de acción se debe determinar cual o cuales de ellas logran alcanzar mejor los objetivos. En esta etapa se consideran los recursos disponibles en relación a los objetivos y a las oportunidades.

Selección de una alternativa

En ésta etapa se debe elegir la mejor y la más factible alternativa. Es el punto donde se adoptan las decisiones.

Formular planes de apoyo

En éste punto se deben elaborar los procedimientos, políticas, programas, estrategias y otros que sustentan la planificación, elaborando además los presupuestos que permitan controlar los resultados finales.

PRONOSTICOS


· Objetivo General

ü Establecer un mecanismo de apoyo teórico practico, para nosotros los administradores, como lo son los pronósticos al momento de tomar una decisión, en cualquier aspecto que sea, para que con la misma y con unas bases estadísticas sólidas nos permitan eliminar cualquier posible error al tomar una decisión.

· Objetivos Específicos

ü Poder diferenciar tanto a los pronósticos de largo plazo de los pronósticos a corto plazo, así como su aplicabilidad dependiendo de la situación que se presente.
ü Conocer e identificar los pasos o etapas a realizar, en el momento en el que decidamos aplicar un pronóstico.
ü Manejar ecuaciones estadísticas, para poder eliminar los errores que se presentan al momento de determinar un pronóstico, y que podrían afectar el resultado final del mismo.

La Necesidad De Pronosticar

En vista de las imprecisiones inherentes al proceso, ¿Por qué es necesario pronosticar? La respuesta es que todas las organizaciones operan en una atmósfera de incertidumbre y que, a pesar de este hecho, se deben tomar decisiones que afecten el futuro de la organización.

Las técnicas de pronóstico que pueden emplearse para complementar el sentido y la capacidad administrativa de los que toman las decisiones son elementos de juicio en el proceso de pronóstico. Quienes toman la decisión lo harán mejor si a partir de la comprensión de las técnicas de pronóstico, tanto cualitativa como cuantitativa, las utilizan de manera adecuada, en vez de que se vean forzados a planear el futuro sin el beneficio de esta valiosa información complementaria.

En los últimos años, el papel del pronóstico con base en el juicio ha cambiado. Antes de la llegada de las técnicas modernas de pronóstico y del poder de las computadoras, el juicio del administrador era la única herramienta de pronostico disponible. No existe evidencia de que los pronósticos basados solo en juicios no sean tan precisos como aquellos que emplean la aplicación de técnicas cuantitativas.

El ser humano posee un conocimiento único e información interior que no están disponibles en los métodos cuantitativos. Sin embargo de manera sorprendente estudios empíricos y experimentos de laboratorio han demostrado que sus pronósticos no son más precisos que los de los métodos cuantitativos. El ser humano tiende a ser optimista y subestimar la incertidumbre del futuro. Además el costo del pronóstico con métodos de juicio es a menudo considerablemente más alto que cuando se utilizan métodos cuantitativos.

Debido a que siempre ha sido cambiante el mundo en el que operan las organizaciones, siempre ha existido la necesidad de hacer pronósticos. Sin embargo en los últimos años, se ha incrementado la confianza en las técnicas que abarcan una compleja manipulación de datos.

Una nueva tecnología y nuevas disciplinas aparecieron de la noche a la mañana; la actividad gubernamental se intensifico en todos los nímbeles; la competencia se hizo mas cerrada en muchas áreas; en casi todas las industrias se implanto el comercio internacional; crecieron y se crearon nuevas agencias de ayuda y servicios.

Las computadoras, junto con las técnicas cuantitativas que hacen posible, se han vuelto mas que recomendables en las organizaciones modernas: se han vuelto esenciales. Las dificultades antes expuestas generan una enorme cantidad de datos y una tremenda necesidad de extraer información sutil de estos datos. Las herramientas modernas de pronóstico, junto con la capacidad de la computadora se han hecho indispensables para las organizaciones que operan en el mundo moderno.

¿Quién requiere hacer pronósticos? Casi cualquier organización, grande y pequeña, publica y privada, utiliza el pronostico ya sea implícito o explicito, debido a que casi todas las organizaciones deben planear como enfrentar las condiciones futuras de las cuales tiene un conocimiento imperfecto.

Además, la necesidad de hacer pronósticos cruza todas las líneas funcionales lo mismo que todo tipo de organizaciones. Se requiere hacer pronósticos en las áreas de finanzas, comercialización, personal y de producción, tanto en organizaciones gubernamentales y de búsqueda de ganancias, como en pequeños clubes sociales y en los partidos políticos nacionales.

Tipos de pronósticos

Cuando los gerentes de organizaciones se enfrentan con la necesidad de tomar decisiones en una atmósfera de incertidumbre, ¿qué tipos de pronósticos tienen disponibles? En primer término, se deben clasificar los procedimientos de pronóstico de largo o corto plazos. Los pronósticos a largo plazo son necesarios para establecer el curso general de la organización para un largo periodo; de ahí que se conviertan en el enfoque particular de la alta dirección. Los pronósticos a corto plazo se utilizan para diseñar estrategias inmediatas y que usan los administradores de rango medio y de primera línea para enfrentar las necesidades del futuro inmediato.

También se podría clasificar a los pronósticos en términos de su posición en el entorno micro – macro, es decir, según el grado en que intervienen pequeños detalles versus grandes valores resumidos. Por ejemplo, el gerente de una planta pudiera estar interesado en pronosticar el número de trabajadores que requerirá en los próximos meses (un micro pronóstico), mientras que el gobierno federal está pronosticando el número total de personas empleadas en toda la nación (un macro pronóstico). De nuevo, los diferentes niveles de administración, en una organización, tienden a enfocar diferentes niveles del entorno micro – macro. Por ejemplo, la alta dirección estaría interesada en pronosticar las ventas de toda la compañía, en tanto que los vendedores individuales estarían mucho más interesados en pronosticar su propio volumen de ventas.

Los procedimientos de pronósticos pueden también clasificarse de acuerdo con su tendencia a ser más cuantitativos o cualitativos. En uno de los extremos, una técnica puramente cualitativa es aquella que no requiere de una abierta manipulación de datos, sólo se utiliza el “juicio” de quién pronostica. Desde luego, incluso aquí, el “juicio” del pronosticador es en realidad el resultado de la manipulación mental de datos históricos pasados.

En el otro extremo, las técnicas puramente cuantitativas no requieren de elementos de juicio; son procedimientos mecánicos que producen resultados cuantitativos. Por supuesto, ciertos procesos cuantitativos requieren de una manipulación de datos mucho mas compleja que otros. Debemos enfatizar de nuevo que junto con los nuevos procedimientos mecánicos y de manipulación de datos, se deben emplear elementos de juicio y sentido común. Sólo en esta forma se puede llevar a cabo un pronóstico inteligente.

Pronóstico macroeconómico

Por lo regular pensamos en los pronósticos en términos de pronosticar variables importantes para una compañía individual o quizá para una parte de una compañía. Ejemplos de ello son las ventas mensuales de la empresa, las ventas unitarias de una de las tiendas de la compañía y las horas de ausencia por empleado y mes en una fábrica.

En contraste, existe un creciente interés en el pronóstico de importantes variables para la economía de una nación. Se ha realizado un gran trabajo en la evaluación de este tipo de pronóstico económico global, denominado pronóstico macroeconómico. Ejemplos que interesan al gobierno federal de EUA son el índice de desempleo, el producto nacional bruto y la tasa líder de interés.

En parte, la política económica se basa en proyecciones de importantes indicadores económicos, como los tres mencionados anteriormente. Por este motivo, hay un gran interés en mejorar los métodos de pronóstico que enfocan tales mediciones globales del comportamiento económico de un país. En la actualidad, los métodos de pronóstico se pueden dividir en forma genérica de dos enfoques; 1) métodos que usan los enfoques tradicionales de análisis de series de tiempo y 2) métodos menos estructurados que se enfocan en las propiedades estadísticas de las mediciones históricas.

Una de las principales dificultades para el desarrollo de pronósticos de la actividad económica global, consiste en cambios significativos en algún factor económico clave. Entre tales factores se encuentran los cambios significativos en los precios del petróleo, variaciones súbitas de la inflación, y los cambios de política global en el gobierno de otro país que afectan la economía propia.

La posibilidad de dichos cambios significativos en el escenario económico ha generado una pregunta clave en el pronóstico macroeconómico: ¿deberían modificarse los pronósticos generados mediante el procedimiento de pronóstico utilizando el juicio de quien los produce? Esta pregunta aparece a menudo en el trabajo que se realiza en la actualidad sobre la metodología de pronóstico. En materia de pronóstico macroeconómico se sigue desarrollando un gran esfuerzo tanto teórico como práctico. Considerando la importancia de un pronóstico económico preciso para la formulación de la política nacional, se puede esperar una continua atención sobre este tipo de pronóstico en el futuro.
Pasos A Seguir En El Pronóstico

Todos los procedimientos formales de pronóstico comprenden la extensión de las experiencias del pasado al futuro incierto. De ahí la suposición de que las condiciones que generaron los datos anteriores son indistinguibles de las condiciones futuras, con excepción de aquellas variables reconocidas de manera explícita por el modelo de pronóstico. Por ejemplo, si se esta pronosticando el índice de desempeño de los empleados en el trabajo, usando sólo como pronóstico la calificación del examen de admisión, se asume que el índice de desempeño en el trabajo de cada persona se afecta sólo por dicho examen. Considerando que la suposición de pasado y futuro indistinguibles no se cumple, resultarán pronósticos imprecisos, a menos que se modifiquen a juicio de quien se pronostica.

La aceptación de que las técnicas de pronósticos funcionan sobre datos generados en sucesos históricos pasados conduce a la identificación de cuatro pasos en el proceso de pronóstico:

1. Recopilación de datos 2. Reducción o condensación de datos
3. Construcción del modelo 4. Extrapolación del modelo

· El paso 1 sugiere la importancia de obtener datos adecuados y asegurarse que son correctos. Con frecuencia este paso es el mayor reto de todo el proceso de pronóstico y el más difícil de controlar, ya que los pasos siguientes se efectúan sobre los datos, sean o no relevantes para el problema en cuestión. Siempre que se hace necesario obtener datos pertinentes en una organización, abundan los problemas de recopilación y control de calidad.

· El paso 2, la reducción de datos con frecuencia es necesaria ya que en proceso de pronóstico es posible tener muchos o muy pocos datos. Algunos datos pueden no ser pertinentes al problema, por lo que reducirían la precisión del pronóstico. Otros datos pueden ser los adecuados, pero sólo en ciertos periodos históricos. Por ejemplo, en el pronóstico de ventas de automóviles compactos podría desearse emplear sólo datos de ventas de automóviles a partir del embargo petrolero de la década de 1970, en vez de datos de los últimos 50 años.

· El paso 3 , la construcción del modelo, implica ajustar los datos reunidos en un modelo de pronóstico que sea el adecuado para minimizar el error del pronóstico. Entre más sencillo sea el modelo, será mejor para lograr la aceptación del proceso por parte de los administradores que toman las decisiones en la empresa. Con frecuencia se debe establecer un balance entre un enfoque de pronóstico complejo que ofrezca ligeramente más precisión y un enfoque sencillo que sea fácil de entender y ganar el apoyo de quienes toman las decisiones, de manera que lo utilicen efectivamente. Es obvio que los elementos de juicio forman parte de este proceso de selección.

· El paso 4 consiste en la extrapolación en sí del modelo de pronóstico, lo cual ocurre una vez que se recolectaron y tal vez redujeron, los datos adecuados y que se seleccionó un modelo de pronóstico apropiado. Es común que quien realizó el pronóstico revise la precisión del proceso mediante el pronóstico de periodos recientes de los que se conocen los valores históricos reales. Es entonces cuando se observan los errores de pronóstico y se resumen de algún modo. Ciertos procedimientos de pronósticos, suman los valores absolutos de los errores y pueden reportar esta suma, o dividirla entre el numero de intentos de pronóstico para obtener el error de pronóstico promedio. Otros procedimientos obtienen la suma de cuadrados de los errores, que se compara luego con cifras similares de métodos de pronóstico alternativos. Algunos procedimientos también rastrean y reportan la magnitud de los términos de error sobre el periodo de pronóstico. El examen de los patrones de error conduce con frecuencia al analista a la modificación del procedimiento de pronóstico, el cual genera después pronósticos más precisos.

PRESUPUESTOS



Presupuestos

Son también una forma de planificación y representan la expresión de los objetivos en términos numéricos. El presupuesto puede expresarse en dinero, horas hombre de trabajo, horas máquina de producción, unidades de producción, o cualquier otro término numérico mensurable.

Un presupuesto puede referirse a uno o más tipos de operaciones, como son: Presupuestos de Gastos, Presupuestos de Inversión, Presupuestos de Caja, Presupuestos de Venta, Presupuestos de Producción, Presupuestos de Compras, entre otros.

Los presupuestos son también un instrumento de control, ya que permiten medir con certeza el cumplimiento de los resultados esperados.

Para algunos administradores, los presupuestos no forman parte del tipo o conjunto de planes, sino que son una herramienta de la planificación, como lo son también las cartas Gantt y Pert.

PROCEDIMIENTOS



Procedimientos

Son planes porque establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Los procedimientos detallan la forma exacta bajo las cuales ciertas operaciones o actividades deben cumplirse. En esencia, conforman una secuencia cronológica de las acciones requeridas.

Los procedimientos describen en forma detallada y cronológica la forma como deben desarrollarse las actividades de la empresa, participan todos los niveles y suelen ser rígidas en los niveles más bajos del personal y más flexibles en los niveles ejecutivos de la organización, ya que en los niveles menores se requieren controles más estrictos.

Los procedimientos, entre otros, tienen como objetivo entregar pautas de acción en los trabajos rutinarios y repetitivos, logrando con esto obtener mayor eficiencia, puesto que las actividades se ordenan de un solo modo.

Habitualmente los procedimientos suelen traspasar las líneas departamentales, ya que involucran actividades de distintas unidades de la organización.

A modo de ejemplo, un procedimiento de administración de caja chica por parte de la secretaria del área de ventas sería:

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* La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un memorándum, la emisión de un cheque para caja chica.

* En base al memorándum el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un cheque hasta por un valor de $ 50.000,-

* El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas para su aprobación.

* Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa firma de recepción conforme en el original y primera copia.

* Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad el comprobante de egreso...............

En resumen los procedimientos establecen la secuencia en el tiempo de cada una de las tareas que deben realizarse en cada operación o transacción de la empresa, considerando que debe anticiparse a todos los hechos posibles que puedan ocurrir en el transcurso de las mismas, es decir, deben presentar alternativas de solución frente a diversos acontecimientos que influyan en el desarrollo normal de actividades.

PROGRAMAS


Programas

Es un complejo de políticas, procedimientos, reglas, asignación de funciones, de recursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de acción determinado.

Los programas son un tipo de planificación generalizada, que tiene por objeto definir un plan de acción completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos y a la estrategia establecida por la empresa.

Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son generalizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son más específicos, porque están definidos para actividades especificas. En el caso de los programas generales, se podría mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de trabajo podría ser:

n El departamento de producción deberá estudiar y analizar la capacidad productiva de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para las nuevas metas de venta, para ello deberá:

o reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la producción.

o coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias primas para las nuevas necesidades de producción.

Por su parte el departamento de ventas deberá preparar un plan de incentivos al personal de su área con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso necesario requerirá del Departamento de Personal la contratación de un staff adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de capacitación.

n El departamento de Ventas preparará un estudio del mercado, con el fin de determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseños de los productos y envases en conjunto con el departamento de producción si fuera necesario, además, .....

Para el caso de un programa especifico, a modo de ejemplo, un programa de control de Caja sería:

n Preséntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de los fondos disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos se podría indicar, fecha, hora y persona que debe realizar el control).

n Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Deje constancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.

n Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado según el registro de caja, el arqueo físico efectuado, el último documento emitido, verifique, además, el primer documento en blanco y que se cumpla el correlativo.

n Durante el arqueo físico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de los valores controlados, preocúpese, además, ....................

PREMISAS


Se denomina premisa a cada una de las proposiciones de un razonamiento que dan lugar a la consecuencia o conclusión de dicho razonamiento. Las premisas son expresiones lingüísticas que afirman o niegan algo y pueden ser verdaderas o falsas.

Hay razonamientos de una premisa (hubo al menos un testigo), y razonamientos con más de una premisa. Así sucede con los silogismos ordinarios, que con una sola premisa (por ejemplo: Juan lo vio todo). Por lo tanto, de una premisa mayor (que contiene el término mayor, predicado de la conclusión) y una premisa menor (que contiene el término menor, que hace de sujeto en la conclusión).
Son suposiciones acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de un Plan.

Las Premisas reducen el nivel de incertidumbre ayudando al planificador a prever el futuro. Se deben establecer antes, durante y después del proceso de planeación, ya que tienen que tomarse en cuenta para darle certeza a dicho proceso.

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Literalmente, una premisa quiere decir una proposición que se establece antes, como suposición introductoria o implícita.


Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser:


Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.

Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear:


Las premisas externas pueden ser:


A. De carácter político


· Estabilidad política del país.
· Sistema de gobierno.
· Intervención estatal en los negocios.
· Restricciones a la importación y exportación.
· Relaciones internacionales.


B. De carácter legal

a) Tendencias fiscales:
· Impuestos sobre ciertos artículos o productos.
· Forma de pago de impuestos.
· Exenciones de impuestos.
· Impuestos sobre utilidades.


b) Tendencias en la legislación:
· Laboral.
· Mejoramiento del ambiente.
· Descentralización de empresas en las zonas urbanas.


C. Económicas
· Deuda pública.
· Fenómenos inflacionarios.
· Nivel de salarios.
· Nivel de precios.
· Poder adquisitivo de la población.
· Ingreso per cápita.
· Renta nacional.
· Producto nacional bruto.
· Inversión extranjera.


D. Sociales
· Crecimiento y distribución demográfica.
· Movilidad de la población.
· Empleo y desempleo.
· Nuevas construcciones y obras públicas.
· Alfabetización.
· Sistemas de salubridad e higiene.


E. Técnicas
· Rapidez de los avances tecnológicos.
· Cambios en los sistemas.

F. Otros factores
· Competencia.
· Posición en el mercado.
· Políticas de operación.
· Cambios en la demanda.
· Maquinaria y equipo disponibles.
· Productividad e ingreso nacional.
· Distribución del ingreso.
· Fuentes de financiamiento.
· Transporte.
· Comportamiento de los consumidores.
· Programas de investigación, etc.

Importancia

· Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
· Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
· Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
· Determinan los recursos que se necesitan.
· Disminuyen los costos.
· Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
· Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
· Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
· Evitan la duplicidad de esfuerzos.
Lineamientos para elaborar un programa
· Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.
· La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
· La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.
· Debe ser factible.
· Evitar que los programas se interpongan entre si.
· Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.
· El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.

POLITICAS Y REGLAS



LA POLITICAS DE UNA EMPRESA TIENE COMO FINALIDA DE CREAR UN ENTORNO MAS FAVORABLE A LA CREACION Y DESARROLLO DE LA EMPRESAS,ESPECIALMENTE DE LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS.

ES LA MANERA DE ALCANZAR OBJETIVOS BAJO PROCESAMIENTOS ESTABLECIDOS Y CONOCIDOS POR LOS AGENTES COMPONENTES DE LA ORGANIZACION .

ES UN PLAN PERMANENTE QUE PROPORCIONA GUIAS GENERALES PARA ALCANZAR EL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO EN DIRECCIONES ESPECIFICAS Así como todas las empresas tienen sistemas de gestión - maneras de hacer las cosas -, también todas tienen políticas. Sin embargo:

rara vez estas políticas están claramente definidas general mente no son comunicadas a, ni entendidas por, los integrantes de la empresa con frecuencia no están alineadas con la visión de la empresa no siempre se desprenden de ellas objetivos claros en la mayoría de los casos no son revisadas periódicamente para adecuarlas a los cambios tanto internos como del contexto nacional e internacional.Estos términos suelen generar confusión porque no hay un criterio unificado sobre su significado y uso, pero en el momento de definir, establecer e implementar las políticas de la empresa, los conceptos asociados a estos términos son de gran utilidad.


COMO CUMPLIR LAS POLÍTICAS?

Si bien puede parecer trivial, el primer requisito es definir políticas “cumplibles”. Para ello, al definir las políticas, es necesario identificar y analizar los factores internos y externos que inciden en el cumplimiento de las mismas.

El análisis interno incluirá :

la cultura de la empresa
los recursos disponibles
otras debilidades y fortalezas de la empresa
y el externo:

las variables del entorno, tanto nacional como internacional
económico
sociales
tecnológicas
político-legales
la competencia
otras amenazas y oportunidades
La necesidad de este análisis se hace evidente si consideramos factores como, por ejemplo, el tipo de cambio o las barreras arancelarias. La incidencia de estos factores sobre el éxito de políticas que apunten a la importación, exportación o sustitución de importaciones es por todos conocida.

El entorno rápidamente cambiante en el cual la empresa se desenvuelve obliga a revisar y actualizar constantemente las políticas.

Los objetivos indican las acciones concretas que deben realizarse exitosamente para dar por cumplidas las políticas, luego deben ser cuantitativos y mediales. Al igual que en el caso de las políticas, al definirlos, es necesario considerar si están afectados por factores internos y externos y en que grado.

En el momento de establecer los objetivos es fundamental definir :

responsable del cumplimiento del objetivo
plazo de cumplimiento
variable a medir
método y frecuencia de medición
En todos los casos la dirección debe, además de suministrar los recursos necesarios, asegurar que el responsable del cumplimiento del objetivo posee las c
Competencias requeridas y, si es necesario, proveerle la adecuada capa citación.
REGLAS

Son planes, ya que establecen cursos de acción constituyéndose en la forma más simple de un plan.

Una regla ordena que se realice o no una acción específica y definida con respecto a una situación. A menudo las reglas se confunden con las políticas, ya que también incluyen guías de acción y de pensamiento, pero no dejan margen a las decisiones.

Una regla puede ser o no parte de un procedimiento. A modo de ejemplo, se pueden mencionar las siguientes reglas:

n Prohibido fumar en las áreas de producción. (Esta regla no forma parte de ningún procedimiento)

n Todas las órdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente de Adquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de compras).

Por otra parte, tanto las reglas como los procedimientos, restringen el área de decisiones en su aplicación, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, y como debe hacerse, limitando las acciones a tareas específicas.

jueves, 15 de abril de 2010

LA MISION EN LA PLANEACION


MISION:

es la razon de ser de la empresa , el motivo por el cual existe. asi mismo es la determinacion de las funciones basicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinadopara conseguir al mision.

en la mision se define la necesidad de satisfacer los clientes, a alcansar productosy servisios a ofertar.

IMPORTANCIA DE LA MISION

las caractaristicas que debe tener una mision son: amplia,correcta, motivadora y posible.

con la mision conoceremos el negocio al que se dedicala empresa en la actualidad, hacia que negocioo actividades puede en caminarsu futuro, por lo tantotambien debe ir de la manocon la vision y los valores.

LAS PREGUNTAS QUE SE DEBEN CONTESTAR PARA REALIZARLA SON:

¿QUIENES SOMOS?

¿QUE HACEMOS?

¿PARA QUE LO HACEMOS?

¿ PARA QUIEN LO HACEMOS?

EL PROCESO DE LA PLANEACION



VISION :
se refiere a lo que quiere crear la empresa , la imagen futura de la organizacion. la vision es creada por la persona que se encarga de dirigir la empresa y quien tiene que valorare incluir en su analisis muchas de las aspiraciones de los agentesque componen la organizacion, tanto internos como externos.

la vision se realiza formulando una imagen real del proyecto y poniendola por escrito, a fin de crear el sueño de lo que debe ser el futuro de la empresa.

una vez que se tiene bien definida la vision de la empresa, todas las acciones se fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. todo miembro uqe conosca biern la vision de la empresa pueden tomas decisiones acorde con esta.

LO PRINCIPAL PARA LA REALIZACION DE UNA VISION ES CONTESTAR LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:

¿QUE Y COMO QUEREMOS SER?

¿QUE DESEAMOS LOGRAR ?

¿COMO QUEREMOS QUE NOS DESCUBRAN?

¿CUALES SON NUESTROS VALORES PRIORITARIOS?

¿QUE VALOR QUEREMOS QUE NOS DISTINGA?

¿HACIA ADONDE QUEREMOS CAMBIAR?


LA IMPORTANCIA DE LA VISION :

la imporancia radica en que es un a fuente de inspiracion para el negocio, representa la escensia que guia la iniciativa, de el se extraen fuerzas en los momentos dificiles y ayudaa trabajar por un motivoy en la misma direccion a todos los que se comprometebn en el negocio.

VENTAJAS QUE TIENE EL ESTABLECER UNA VISION

fomenta el entusiasmo y el compromiso de todas las partes que integran la organizacion.

insentiva a que desde el director general hasta el ultimo trabajador que se ha ncorporado a la empresa. realicen acciones,conforme alo que indica la vision.

una adecuada vision, evita que se hagan modificaciones, de lo contrario cualquer cambio escencialdejaria alos componentes de la empresasin unguia fiable, fomentando la inseguridad general.

domingo, 11 de abril de 2010

LA PLANEACION COMO FUNCION ADMINISTRATIVA



Planear implica hacer la eleccion de las desiciones mas a decuadas acerca de lo que se habra realizado en el futur, la planeacion establece las baces para determinar el riesgo y minimizarlo.





concepto: el aspecto fundamental al planear es necesario determinar formas de accion o estrategias.


implica la determinacion, es el analisis de la desicion mas a decuada.





importancia , es escencial para el addecuado funcionamianto de cualquier grupo social, ya que atravez de ella se preveen las contingencias y cambios que puede deparar el futuro:



  1. propicia el desarrollo de la empresa.

  2. reduce los niveles de incertidumbre.

  3. prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.

  4. mantiene un mentalidad futurista.

  5. condiciona a la empresa al hambiente que lo rodea.

  6. establece un sistema nacional.

  7. reduce al minimo los riesgos.

  8. las desiciones se basan en hechos.

  9. establece un esquema o modelo de trabajo.

PRINCIPIOS DE LA ADMINSTRACION:


CUANTIFICACION:


cuando se planea es necesario basarce en tales razonamientos preciso, exactos y nunca en especulaciones o calculos arbitrarios.


el principio de precision establece realizar datos, objetivos tales como estadisticas, estudios de factibilidad, calculo probabilistico, modelos y datos numericos.


FLEXIBILIDAD:


al elaborar un plan es conveniente stablecer margenes de olgadura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de accion.


UNIDAD:


todos los planes especificos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propositos y obletivos generales de al manera que sean consistentes.


CAMBIO DE ESTRATEGIA.


cuando un plan se extiende de relacion al tiempo sera neesario de hacerlo completamente, esto no quiere decir que se abandonen los propositos sino que la empresa tendra que modificar los cursos de accion.



TIPOLOGIA DE LA PLANEACION



los planes son el resultado del proceso de la planaacion y pueden definirse como diceños o esquemas detallados de lo que habra de hacerse en el fututo y las especificaciones necesarias.


SE CLASIFICAN EN .


A) A CORTO PLAZO:cuando se determinan para realizarlo, a u termino menor o igual a aun año y pueden ser :


INMEDIATOS ( 6 MESES)


MEDIATOS (PERIODO MAYOR A 6 MESES O MENOR A 12)


B) MEDIANO PLAZO: SU PERIODO ES DE 1 A 3 AÑOS


C) LARGO PLAZO: MAYOR DE 3 AÑOS.


TIPOS DE PLANES :

CONSISTE EN FORMULAR A CORTO PLAZO QUE PONGAN DE RELIEVE LAS OPERACIONES ACTUALES DE LAS DIVERSAS PARTES DE LA ORGANIZACION * SE PONEN EN PRACTICA.

LOS ADMINISTRADORES USAN LA PLANEACION TACTICA PARA ESCRIBIR LO QUE LAS DIVERSAS PARTES DE LA ORGANIZACION DEBE HACER PARA QUE LA EMPRESA TENGA EXITO EN ALGUN MOMENTO DENTRO DE 1 AÑO O MENOS HASTA EL FUTURO:* LOS COORDINAN LOS DE ENMEDIO.

PLANEACION ESTARTEGICA:

se relaciona con el periodo mas prolongado que sea valido considerar.

los administradores nesecitan programar de planeacion tactica y estrategica para estos programas deben estar altamente realacionados para tener exito. es comprensivo a largp plazo y relativamente general.

los planes estrategicos se centran en temas amplios y duraderos que aseguran la efectividad de la empresa.

PLANEACION TACTICA: esta nivel asimila las influencias preciones o influencias hambientales generadas por la insertidumbre en el nivel institucional es una relacion entre tareas por hacer y el tiempo para hacerlas ; el proposito de las desiciones en este nivel debe ser limitado,por plazos mas cortos, areas menos amplias; las desiciones implicadas abarcan parte de la empresa : su amplitud es departamental.

PLANEACION OPERATIVA: los objetivos , premisasy estrategias de una empresa determinan la busqueda y la eleccion del producto o servicio.

despues de selecionar el producto final se determinan las especificaciones y se considera la posibilidad tecnologica del producto.

* son inmediatos a corto plazo.